به گزارش روابط عمومی کمیته ملی المپیک،در ابتدای نشست هماهنگی فوق سرپرست کاروان ضمن اشاره به اقدامات انجام شده در این زمینه بر لزوم هماهنگی هر بیشتر و بهتر با فدراسیونها و انجمن های اعزامی در به مدت زمان باقی مانده تاکید  و عنوان داشت با توجه به گزارشات ارایه شده هر کدام از بخشهای مختلف می توان گفت شکر خدا در هیچکدام از موارد مربوط به امور مربوط به تیم های اعزامی عقب نبوده و طبیعی است با توجه به اعلام اسامی نهایی نفرات اعزامی از سوی رشته های مختلف، کارها با دقت و تمرکز بالاتری پیش برود تا شاهد اعزام کاروانی بدون دغدغه به این رقابت ها باشیم.

وی تصریح کرد: بدیهی است با توجه به پراکندگی محل اسکان و محل مسابقات مختلف و نبود دهکده ورزشکاران و برون سپاری بسیاری از کارها از سوی کمیته برگزاری بازیها به سرپرستان تیمها، هماهنگی های قبلی در این زمینه و ارایه اطلاعات لازم و به روز رسانی شده به سرپرستان تیم های حاضر در این رویداد کمک می کند تا آنها بهتر بتوانند تیمشان را در محل برگزاری رقابت ها جمع و جور ومدیریت کنند تا اگر کمبودی یا نقصی احساس می شود پیش بینی های لازم را داشته باشیم.

در ادامه از سوی مسئولان هر واحد گزارشات جامعی از اقدامات انجام شده، پیش بینی و هماهنگی های لازم ارایه گردید که آماده بودن البسه و رسیدن چمدان ها تا دوهفته دیگر،دریافت سایز لباس ورزشکاران و کادر فنی و سرپرستی،نحوه اعزام رشته های مختلف از مبدا تهران و یا کشورهایی که برخی تیم ها در آنجا اردو دارند و مستقیما عازم محل برگزاری بازیها می شوند،آنتی دوپینگ و جلسات آموزشی برای کادر فنی تیم ها در این زمینه،معاینات پزشکی ورزشکاران اعزامی با توجه به پراکندگی محل اردوهای رشته های مختلف،آغاز معاینات ورزشی برخی تیم ها،هماهنگی در برگزاری تست های سنجش ومعاینات ورزشی جهت کاهش رفت و آمد تیم ها،تهیه دارو و تجهیزات ورزشی به اندازه کافی با توجه به پراکندگی تیمها،دریافت برنامه اردویی تیمها از مرکز نظارت جهت انجام امور مربوطه، امور مالی(ارزی و ریالی)،ارائه آخرین تغییرات احتمالی و برنامه رقابت ها به فدراسیونها وانجمن ها و پیش بینی های لازم  در خصوص برخی احتمالات در خصوص کاروان اعزامی از مهمترین موارد مطرح شده در این جلسه بود.

در این نشست اصغر رحیمی( سرپرست کاروان)، رضا شجیع(رئیس مرکز نظارت بر تیم‌های ملی)،دکتر اشکان اردیبهشت و دکتر رضا سعیدی ( امور پزشکی و آنتی دوپینگ) ، مرتضی ضرابی(پشتیبانی و تدارکات)، محمود عبدالهی (روابط عمومی)،احمد بابایی (امور مالی) عاطفه اسلامیان و  فاطمه موسوی‌زاده (امور بین‌الملل)،مسعود حمیدی(تشریفات) و حسین رامادان(روابط عمومی) حضور داشتند.